Polityka prywatności Welding Agent AI

Wersja dokumentu

Wersja: 2.0
Stan redakcyjny: 2 sierpnia 2026 r.
Obowiązuje od chwili opublikowania w Serwisie

1. Administrator

• Administratorem danych osobowych jest MACH Studio Mariusz Chmiest, ul. Olkuska 191, 32-045 Sułoszowa, NIP 6771255310.
• Kontakt w sprawach danych osobowych: kontakt@weldingagent.pl.
• Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych.
• Polityka dotyczy serwisu weldingagent.pl, Kont Użytkowników, formularzy, płatności, kontaktu i korzystania z funkcji AI.

2. Role Administratora

• Administrator działa jako administrator danych w zakresie:
• Konta;
• rejestracji i uwierzytelniania;
• kontaktu;
• rozliczeń;
• bezpieczeństwa;
• reklamacji;
• własnej analityki;
• wykonywania obowiązków prawnych;
• dochodzenia i obrony roszczeń.
• Jeżeli Klient biznesowy wprowadza do Usługi dane osób trzecich i decyduje o celach ich przetwarzania, Administrator może działać jako procesor na podstawie umowy powierzenia.
• Umowa powierzenia nie obejmuje procesów, w których MACH Studio samodzielnie określa cele przetwarzania.

3. Kategorie danych

Administrator może przetwarzać:

• dane Konta: adres e-mail, identyfikator, skrót hasła, język, kraj, status Konta i plan;
• dane identyfikacyjne: imię i nazwisko;
• dane firmowe: firma, NIP lub VAT ID, adres rozliczeniowy, stanowisko;
• dane płatności otrzymane od operatora: identyfikator klienta i transakcji, plan, kwota, status płatności;
• Treści Użytkownika: pytania, dokumenty, obrazy, dane techniczne, załączniki i tekst OCR;
• Wyniki AI i historię rozmów;
• dane techniczne: adres IP, user agent, czas zdarzenia, identyfikator sesji, rodzaj operacji i kod błędu;
• dane o zgodach i akceptacjach;
• dane z korespondencji i reklamacji;
• dane dotyczące bezpieczeństwa oraz podejrzeń nadużyć.

4. Cele, podstawy i okresy przetwarzania

4.1. Konto i świadczenie Usługi

Dane są przetwarzane w celu rejestracji, uwierzytelniania, prowadzenia Konta, świadczenia funkcji AI, utrzymania historii, eksportu i obsługi Subskrypcji.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Okres: przez czas aktywnego Konta, następnie przez 30 dni w ograniczonym trybie eksportu lub reaktywacji, a później do usunięcia, z wyjątkiem danych przechowywanych na innych podstawach.

4.2. Okres testowy i działania przed zawarciem umowy

Dane są przetwarzane w celu aktywacji testu, komunikacji i przedstawienia oferty.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, zależnie od charakteru kontaktu.

Okres: przez czas testu i obsługi kontaktu, a następnie do czasu usunięcia Konta albo wygaśnięcia uzasadnionego celu.

4.3. Płatności i dokumenty księgowe

Dane są przetwarzane w celu obsługi płatności, wystawiania dokumentów sprzedaży, księgowości i wykonywania obowiązków podatkowych.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO.

Okres: przez czas realizacji umowy oraz okres wymagany przez przepisy podatkowe i rachunkowe.

4.4. Bezpieczeństwo i przeciwdziałanie nadużyciom

Dane techniczne są przetwarzane w celu zabezpieczenia Kont, diagnozowania awarii, wykrywania nadużyć, zapewnienia ciągłości i ustalania przebiegu incydentów.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie Usługi, Użytkowników i danych.

Standardowy okres:

• metadane operacyjne – do 6 miesięcy;
• logi bezpieczeństwa – do 12 miesięcy;
• dane dotyczące konkretnego incydentu – do jego wyjaśnienia oraz zakończenia związanych postępowań.

Log techniczny nie powinien zawierać pełnej treści pytania ani odpowiedzi.

4.5. Kontakt i reklamacje

Dane są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi, obsługi problemu, reklamacji albo roszczenia.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO, zależnie od sprawy.

Okres:

• kontakt niezakończony umową – zasadniczo do 12 miesięcy od ostatniej wiadomości;
• reklamacje i spory – do zakończenia sprawy i upływu właściwego okresu przedawnienia.

4.6. Dochodzenie i obrona roszczeń

Dane są przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Okres: do upływu właściwego okresu przedawnienia, a w przypadku postępowania – do jego prawomocnego zakończenia i wykonania rozstrzygnięcia.

4.7. Analityka po zgodzie

Dane analityczne mogą być przetwarzane w celu pomiaru odwiedzin, użycia funkcji i skuteczności Serwisu.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz zgoda wymagana dla dostępu do informacji w urządzeniu.

Okres: do cofnięcia zgody albo upływu retencji danego narzędzia.

Google Analytics może zostać uruchomione wyłącznie po zgodzie analitycznej.

4.8. Własna analityka techniczna

Administrator może przetwarzać minimalne zdarzenia techniczne, takie jak uruchomienie funkcji, czas odpowiedzi, kod powodzenia, plan i koszt techniczny.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Własna analityka nie powinna zawierać treści rozmów, Wyników AI ani załączników.

4.9. Marketing

Dane mogą być przetwarzane w celu wysyłania informacji handlowych wyłącznie na podstawie odpowiedniej zgody albo innej podstawy dopuszczonej prawem.

Zgoda marketingowa jest oddzielna od zgody analitycznej i nie jest warunkiem korzystania z podstawowych funkcji Serwisu.

5. Treści AI i dokumenty

• Treści Użytkownika są przetwarzane w celu wykonania polecenia oraz udostępnienia historii i eksportu.
• Użytkownik nie powinien przekazywać danych, które nie są potrzebne.
• Użytkownik wprowadzający dane osób trzecich powinien posiadać odpowiednią podstawę i wykonać wymagane obowiązki informacyjne.
• Standardowa Usługa nie jest przeznaczona do danych szczególnych kategorii, danych dotyczących wyroków, informacji niejawnych ani danych uwierzytelniających.
• Surowe rozmowy nie są automatycznie włączane do wspólnej bazy wiedzy.
• Wspólna baza może zawierać wyłącznie materiały opracowane i zatwierdzone przez człowieka.
• Administrator nie wykorzystuje Treści Użytkowników do trenowania publicznych modeli AI.
• Nie oznacza to automatycznie zerowej retencji po stronie dostawcy modelu. Warunki retencji zależą od konkretnej umowy i konfiguracji konta.

6. Retencja szczegółowa

• Historia rozmów i szkice – przez okres aktywnego Konta oraz 30 dni po zwykłym zakończeniu dostępu.
• Załączniki i OCR niewłączone przez Użytkownika do trwałego projektu – zasadniczo do 14 dni.
• Załączniki zapisane w projekcie – przez okres właściwy dla projektu i Konta.
• Tymczasowe pliki eksportowe – zasadniczo do 1 godziny.
• Metadane operacyjne – do 6 miesięcy.
• Logi bezpieczeństwa – do 12 miesięcy.
• Informacje o zgodach i akceptacji dokumentów – przez okres potrzebny do wykazania ich uzyskania i obrony roszczeń.
• Dokumenty rozliczeniowe – przez okres wymagany prawem.
• Korespondencja – przez czas obsługi i właściwy okres roszczeń.
• Dane znajdujące się w rotacyjnych kopiach zapasowych zanikają przez nadpisanie zgodnie z technicznym okresem rotacji.
• Backup nie służy do zwykłego odczytu danych usuniętych.

7. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane:

• OVHcloud lub innemu potwierdzonemu dostawcy hostingu i infrastruktury;
• Hostido lub innemu dostawcy poczty;
• Anthropic – w zakresie potrzebnym do wygenerowania odpowiedzi;
• Stripe – w zakresie płatności i Subskrypcji;
• Google – wyłącznie w zakresie narzędzi uruchomionych po zgodzie;
• podmiotowi świadczącemu usługi księgowe;
• doradcom prawnym, podatkowym, audytorom i ubezpieczycielom;
• organom publicznym, gdy wymagają tego przepisy;
• podmiotom wspierającym utrzymanie i bezpieczeństwo, po zawarciu odpowiednich umów.

Role poszczególnych podmiotów mogą różnić się w zależności od operacji. Stripe lub Google mogą w części operacji działać jako niezależni administratorzy.

8. Transfery poza EOG

• Niektórzy dostawcy mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
• Transfer wymaga mechanizmu przewidzianego w rozdziale V RODO, w szczególności:
• decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony;
• standardowych klauzul umownych;
• innego prawnie dopuszczalnego mechanizmu.
• Administrator nie zapewnia, że wszystkie dane pozostają w EOG, chyba że zostało to odrębnie potwierdzone dla konkretnej konfiguracji.
• Informacje o stosowanym mechanizmie można uzyskać pod adresem kontakt@weldingagent.pl.

9. Prawa osób

Osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać:

• prawo dostępu;
• prawo sprostowania;
• prawo usunięcia;
• prawo ograniczenia;
• prawo przenoszenia;
• prawo sprzeciwu;
• prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie;
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Zakres prawa zależy od celu i podstawy prawnej przetwarzania.

10. Dobrowolność danych

• Podanie danych jest dobrowolne.
• Podanie części danych jest konieczne do:
• utworzenia Konta;
• wykonania umowy;
• dokonania płatności;
• wystawienia dokumentu sprzedaży;
• rozpatrzenia reklamacji.
• Brak danych może uniemożliwić wykonanie odpowiedniej czynności.

11. Zautomatyzowane decyzje

• System AI generuje treści automatycznie.
• Administrator nie wykorzystuje Systemu AI do podejmowania wobec Użytkownika decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne albo podobnie istotnie wpływały na Użytkownika.
• Automatyczne mechanizmy bezpieczeństwa mogą czasowo zablokować polecenie lub Konto. Użytkownik może zażądać weryfikacji przez człowieka.

12. Bezpieczeństwo

Administrator stosuje środki odpowiednie do ryzyka, w tym kontrolę dostępu, uwierzytelnianie, ograniczenie uprawnień, szyfrowane połączenia, kopie zapasowe, aktualizacje oraz procedury reagowania na incydenty.

Żadne zabezpieczenie nie eliminuje wszystkich ryzyk. Użytkownik powinien chronić dane logowania i nie przekazywać informacji zbędnych.

13. Zmiany Polityki

• Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianą prawa, funkcji, dostawców, retencji albo środków bezpieczeństwa.
• Nowa wersja wskazuje datę i numer wersji.
• Istotne zmiany dotyczące aktywnych Kont mogą być komunikowane pocztą elektroniczną albo w Serwisie.