0. Status dokumentu
Status dokumentu: dokument opisuje zasady korzystania z serwisu Welding Agent AI oraz model zakupu Solo Professional jako firma/JDG albo użytkownik indywidualny. Dokument należy czytać łącznie z pozostałymi dokumentami prawnymi serwisu.
Administrator danych i kontakt
Usługodawca: Mach Studio Mariusz Chmiest, Sułoszowa, ul. Olkuska 191, NIP 6771255310.
Kontakt: kontakt@weldingagent.pl.
Administrator przetwarza dane w związku z prowadzeniem serwisu Welding Agent AI, w tym obsługą kont firmowych, JDG oraz planu Solo Professional kupowanego przez użytkownika indywidualnego.
Kategorie danych
Możemy przetwarzać dane konta, dane identyfikacyjne i kontaktowe użytkownika, dane firmy/JDG, jeżeli zakup jest firmowy, dane rozliczeniowe, dane płatności otrzymane od operatora, prompty i dane wejściowe, załączniki i dokumentację użytkownika, wygenerowane odpowiedzi AI, historię sesji, logi techniczne, adres IP, user agent, zgody cookies, akceptacje dokumentów prawnych i korespondencję.
Cele i podstawy prawne
Dane są przetwarzane w celu utworzenia konta, wykonania umowy o świadczenie Usługi, obsługi płatności, zapewnienia bezpieczeństwa, rozliczeń, obsługi reklamacji, kontaktu, dochodzenia roszczeń, realizacji obowiązków księgowych i podatkowych oraz analityki po uzyskaniu zgody. Podstawami mogą być wykonanie umowy, obowiązek prawny, prawnie uzasadniony interes administratora albo zgoda.
Solo Professional jako zakup indywidualny
Przy zakupie Solo Professional jako użytkownik indywidualny administrator nie wymaga nazwy firmy ani NIP/VAT ID. Dane te mogą być przetwarzane tylko wtedy, gdy użytkownik poda je dobrowolnie, będą potrzebne do dokumentu rozliczeniowego albo będą wymagane przez przepisy lub operatora płatności.
Dane AI, prompty i dokumenty
Prompty, dokumenty, załączniki i wygenerowane odpowiedzi mogą zawierać informacje techniczne, dane firmowe lub dane osobowe, jeżeli Użytkownik je wprowadzi. Nie należy wprowadzać danych osobowych osób trzecich, dokumentacji klienta, tajemnicy przedsiębiorstwa ani informacji poufnych bez odpowiedniej podstawy prawnej i zgód.
Trenowanie modeli AI
Dane użytkowników, prompty, dokumenty, załączniki i wygenerowane odpowiedzi nie są wykorzystywane do trenowania publicznych modeli AI, chyba że Użytkownik wyrazi na to odrębną, wyraźną zgodę albo odrębna umowa stanowi inaczej.
Odbiorcy i podprocesorzy
Dane mogą być przekazywane dostawcom hostingu/VPS, poczty e-mail, płatności, modelu AI oraz podmiotom wspierającym księgowość, bezpieczeństwo i utrzymanie serwisu. Na start serwis korzysta z własnej analityki aplikacji, bez zewnętrznego narzędzia analitycznego, bez zewnętrznego monitoringu błędów i bez zewnętrznego CRM/helpdesk; kontakt jest obsługiwany przez e-mail. Aktualna robocza lista znajduje się na stronie Lista podprocesorów.
Transfery poza EOG
Jeżeli dostawca AI, płatności, analityki lub inny podprocesor przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, transfer powinien opierać się na odpowiednim mechanizmie prawnym, np. decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzulach umownych. Status transferów oznaczono jako do potwierdzenia do czasu finalnej konfiguracji dostawców.
Retencja danych
| Kategoria | Okres retencji na start |
|---|---|
| Dane konta | Do czasu usunięcia konta, a następnie przez okres niezbędny do obrony lub dochodzenia roszczeń. |
| Dane firmy/JDG | Przetwarzane tylko dla zakupów firmowych lub gdy użytkownik poda je dobrowolnie; okres jak dla danych konta i rozliczeń. |
| Dane rozliczeniowe / płatności | Okres wymagany przepisami księgowymi i podatkowymi, roboczo 5 lat. |
| Akceptacje regulaminu, zgód, typu zakupu i human verification | Przez okres potrzebny jako dowód akceptacji i roszczeń, roboczo 6 lat. |
| Prompty i odpowiedzi AI | 30 dni. |
| Historia czatu | 30 dni. |
| Cache odpowiedzi AI | Maksymalnie 30 dni; odpowiedzi wysokiego ryzyka nie są cache'owane. |
| Załączniki / uploady | 14 dni, jeżeli funkcja uploadu jest używana. |
| Tymczasowe pliki PDF | 1 godzina. |
| Logi techniczne/analityczne aplikacji | 6 miesięcy. |
| Korespondencja e-mail | Czas obsługi sprawy, a następnie okres niezbędny do obrony lub dochodzenia roszczeń. |
Prawa osób
Osobie, której dane dotyczą, mogą przysługiwać prawa dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, sprzeciwu, cofnięcia zgody oraz skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Zakres realizacji praw zależy od podstawy prawnej i charakteru danych.
Dobrowolność i decyzje automatyczne
Podanie danych jest dobrowolne, ale część danych jest konieczna do utworzenia konta, rozliczeń i korzystania z Usługi. Serwis wykorzystuje AI do generowania materiałów roboczych, ale nie powinien podejmować wobec użytkownika decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany.