RODO — informacje o przetwarzaniu danych

Administrator i role

• Administratorem danych osobowych jest MACH Studio Mariusz Chmiest, ul. Olkuska 191, 32-045 Sułoszowa, NIP 6771255310.
• Kontakt w sprawach danych osobowych: kontakt@weldingagent.pl.
• Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych.
• Polityka dotyczy serwisu weldingagent.pl, Kont Użytkowników, formularzy, płatności, kontaktu i korzystania z funkcji AI.

• Administrator działa jako administrator danych w zakresie:
• Konta;
• rejestracji i uwierzytelniania;
• kontaktu;
• rozliczeń;
• bezpieczeństwa;
• reklamacji;
• własnej analityki;
• wykonywania obowiązków prawnych;
• dochodzenia i obrony roszczeń.
• Jeżeli Klient biznesowy wprowadza do Usługi dane osób trzecich i decyduje o celach ich przetwarzania, Administrator może działać jako procesor na podstawie umowy powierzenia.
• Umowa powierzenia nie obejmuje procesów, w których MACH Studio samodzielnie określa cele przetwarzania.

Cele, podstawy i okresy przetwarzania

4.1. Konto i świadczenie Usługi

Dane są przetwarzane w celu rejestracji, uwierzytelniania, prowadzenia Konta, świadczenia funkcji AI, utrzymania historii, eksportu i obsługi Subskrypcji.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Okres: przez czas aktywnego Konta, następnie przez 30 dni w ograniczonym trybie eksportu lub reaktywacji, a później do usunięcia, z wyjątkiem danych przechowywanych na innych podstawach.

4.2. Okres testowy i działania przed zawarciem umowy

Dane są przetwarzane w celu aktywacji testu, komunikacji i przedstawienia oferty.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, zależnie od charakteru kontaktu.

Okres: przez czas testu i obsługi kontaktu, a następnie do czasu usunięcia Konta albo wygaśnięcia uzasadnionego celu.

4.3. Płatności i dokumenty księgowe

Dane są przetwarzane w celu obsługi płatności, wystawiania dokumentów sprzedaży, księgowości i wykonywania obowiązków podatkowych.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO.

Okres: przez czas realizacji umowy oraz okres wymagany przez przepisy podatkowe i rachunkowe.

4.4. Bezpieczeństwo i przeciwdziałanie nadużyciom

Dane techniczne są przetwarzane w celu zabezpieczenia Kont, diagnozowania awarii, wykrywania nadużyć, zapewnienia ciągłości i ustalania przebiegu incydentów.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie Usługi, Użytkowników i danych.

Standardowy okres:

• metadane operacyjne – do 6 miesięcy;
• logi bezpieczeństwa – do 12 miesięcy;
• dane dotyczące konkretnego incydentu – do jego wyjaśnienia oraz zakończenia związanych postępowań.

Log techniczny nie powinien zawierać pełnej treści pytania ani odpowiedzi.

4.5. Kontakt i reklamacje

Dane są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi, obsługi problemu, reklamacji albo roszczenia.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO, zależnie od sprawy.

Okres:

• kontakt niezakończony umową – zasadniczo do 12 miesięcy od ostatniej wiadomości;
• reklamacje i spory – do zakończenia sprawy i upływu właściwego okresu przedawnienia.

4.6. Dochodzenie i obrona roszczeń

Dane są przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Okres: do upływu właściwego okresu przedawnienia, a w przypadku postępowania – do jego prawomocnego zakończenia i wykonania rozstrzygnięcia.

4.7. Analityka po zgodzie

Dane analityczne mogą być przetwarzane w celu pomiaru odwiedzin, użycia funkcji i skuteczności Serwisu.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz zgoda wymagana dla dostępu do informacji w urządzeniu.

Okres: do cofnięcia zgody albo upływu retencji danego narzędzia.

Google Analytics może zostać uruchomione wyłącznie po zgodzie analitycznej.

4.8. Własna analityka techniczna

Administrator może przetwarzać minimalne zdarzenia techniczne, takie jak uruchomienie funkcji, czas odpowiedzi, kod powodzenia, plan i koszt techniczny.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Własna analityka nie powinna zawierać treści rozmów, Wyników AI ani załączników.

4.9. Marketing

Dane mogą być przetwarzane w celu wysyłania informacji handlowych wyłącznie na podstawie odpowiedniej zgody albo innej podstawy dopuszczonej prawem.

Zgoda marketingowa jest oddzielna od zgody analitycznej i nie jest warunkiem korzystania z podstawowych funkcji Serwisu.

Prawa osób

Osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać:

• prawo dostępu;
• prawo sprostowania;
• prawo usunięcia;
• prawo ograniczenia;
• prawo przenoszenia;
• prawo sprzeciwu;
• prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie;
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Zakres prawa zależy od celu i podstawy prawnej przetwarzania.

Powierzenie danych

• Umowa ma zastosowanie pomiędzy:
• Klientem biznesowym będącym administratorem danych, zwanym „Administratorem”;
• MACH Studio Mariusz Chmiest, ul. Olkuska 191, 32-045 Sułoszowa, NIP 6771255310, zwanym „Procesorem”.
• Umowa obowiązuje w zakresie, w jakim Procesor przetwarza dane osobowe w imieniu Administratora w związku z Welding Agent AI.
• Akceptacja DPA następuje razem z zawarciem umowy B2B, jeżeli Klient wprowadza dane osobowe osób trzecich.
• DPA nie obejmuje danych, dla których MACH Studio działa jako odrębny administrator, w tym danych Konta, rozliczeń, bezpieczeństwa, własnych obowiązków prawnych i roszczeń.

• Przedmiotem powierzenia jest przetwarzanie danych wprowadzonych przez Klienta do Usługi.
• Przetwarzanie trwa przez czas świadczenia Usługi oraz okres potrzebny do eksportu, zwrotu, usunięcia i zaniku danych z rotacyjnych kopii zapasowych.
• Operacje mogą obejmować:
• zbieranie;
• utrwalanie;
• organizowanie;
• przechowywanie;
• odczytywanie;
• analizę;
• przesyłanie do dostawcy AI;
• generowanie Wyniku AI;
• eksport;
• zabezpieczanie;
• usuwanie.
• Celem jest świadczenie WeldingAgent, utrzymanie historii, eksport, wsparcie, bezpieczeństwo i wykonanie udokumentowanych poleceń Klienta.